Het beste online sollicitatieproces bestaat niet

5 inzichten voor de juiste balans in jouw werkenbij-site

Je zou verwachten dat het beste sollicitatieproces voor een werkenbij-site inmiddels wel is bedacht. Maar dat is niet zo. Het beste sollicitatieproces bestaat namelijk helemaal niet. Want wat voor de ene vacature perfect is, is voor de andere waardeloos. En wat gisteren top was, kan vandaag totaal ongeschikt blijken. Bij Talmark werken we dagelijks aan sollicitatieformulieren en -processen van bedrijven in tal van sectoren en vakgebieden. Aan de hand van 5 perspectieven geven we je inzicht in de overwegingen die leiden tot een optimaal proces.

Situationeel

Bij online recruitment heb je rekening te houden met heel wat aspecten. Moet de instroom omhoog en de drempel dus omlaag? Werven we in een doelgroep met schaarste? Hebben we knockout criteria die we al tijdens het solliciteren willen toepassen? Willen we snel in contact komen met kandidaten of liever juist zo laat mogelijk? Zoeken we in een jonge doelgroep, mediors of juist seniors?

Een optimaal online sollicitatieproces is situationeel. Het houdt rekening met de balans tussen de benodigdheden en randvoorwaarden van een organisatie, het gedrag en de wensen van de kandidatendoelgroep, het moment en de context van de sollicitatie en de situatie in het betreffende segment van de arbeidsmarkt. En werft een organisatie talent in verschillende segmenten van de arbeidsmarkt dan dan bevat de werkenbij-site gedifferentieerde sollicitatieprocessen per doelgroep.

vanHaren vraagt gerichte info in plaats van een CV. Dat resulteert in een kandidaat- en smartphone-vriendelijk proces én bovendien relevante informatie voor de filiaalmanager.

Marktwerking

Een aloude wet van vraag en aanbod geeft houvast. Is er schaarste aan talent voor jouw vacature, zorg dan dat je sollicitatieformulier geen groot obstakel vormt voor degene die wil reageren. Vraag de essentiële contactgegevens en maak de rest zo makkelijk mogelijk. Je wilt die schaarse kandidaten immers graag aan tafel hebben. Zorg er wel voor dat je de drempel ook weer niet te laag maakt. Dit kun je met de juiste selectievragen doen. Bijvoorbeeld: Heb je minimaal drie jaar ervaring in functie X? Heb je een afgeronde opleiding type Y? Wil je gelukzoekers of fraudeurs vermijden, vraag dan gericht door en verplicht een inhoudelijke toelichting.

Is er juist veel aanbod van kandidaten en dreigt er een onbeheersbare stroom van ongekwalificeerde reacties? Maak dan het proces al zelfselectiever. Dit doe je door niet alleen meer inhoud en inspanning van de sollicitant te vragen, maar bijvoorbeeld ook door met de ‘tone of voice’ van het formulier duidelijk te maken dat deze job of organisatie niet voor iedereen passend is.

Voor een traineeship bij TenneT zijn er enkele kwalificerende kenmerken. Deze worden voorafgaand aan de sollicitatie getoetst. 


‘Computer says no’

De tijd dat een recruitment of hr-systeem bepaalt welke verplichte invoervelden in het sollicitatieformulier staan is gek genoeg niet voorbij. Nog altijd zien we bij vooral grote corporates sollicitatieprocessen waarbij kandidaten inlog accounts moeten aanmaken, vacatures in een vacaturemandje moeten bewaren en vervolgens hun hele CV ‘veldje voor veldje’ moeten invoeren. Vreemd genoeg lijken organisaties met dergelijke processen zich volledig over te leveren aan de standaarden van hun HR- of recruitmentsoftware.

Toch is het vaak niet eens de software zelf die beperkend is, maar zijn het de leveranciers en consultants die systemen als Successfactors en Taleo implementeren. Zij kiezen voor de makkelijkste out-of-the-box oplossing, terwijl er met een maatwerkkoppeling via de API veel meer mogelijk is. Doorvragen dus en geen genoegen nemen met een sollicitatieproces waar je zelf ook niet in verstrikt zou willen raken.


Altijd weer dat CV

Het CV vormt al sinds mensenheugenis het fundament van iedere sollicitatie. Of het nu gaat om een heftruckchauffeur of een financieel directeur, ‘voeg alsjeblieft je CV toe voordat je op verstuur klikt’. Laten we het automatisme van het vragen om een CV eens kritisch benaderen. Allereerst is er met LinkedIn een bron waarbij de meeste CV-info slechts één zoekopdracht weg is. Daarnaast is het voor veel vacante functies de vraag of een CV nu wel echt de relevante informatie bevat. Denk aan vacatures waarbij opleiding en ervaring minder van belang zijn. Maar denk ook aan kandidaten die starten op de arbeidsmarkt en vaak weinig relevants in het CV te vermelden hebben.

Dat kan beter. Maak bijvoorbeeld een sollicitatieproces waarbij je de kandidaat niet om een CV vraagt maar vragen stelt die relevant zijn voor de functie. Dat kunnen gerichte vragen zijn over soort opleiding, ervaring, persoonlijke kenmerken, ambities enzovoort. En technologie maakt het mogelijk om de antwoorden alsnog in een mooi document te verzamelen. Handig voor als je recruitment- of hr-systeem toch een CV vereist! Maar vooral ook handig voor de recruiter en de hiring manager. Het gegenereerde ‘alternatief voor CV’ bevat louter relevante gegevens. Dat maakt de kwaliteit van de selectie een stuk hoger en versnelt bovendien.

Compagnon vraagt om een CV óf een LinkedIn URL. Een van beide is genoeg en de keuze is aan de kandidaat.  

Anytime, anywhere

Voor een managementfunctie gaan we waarschijnlijk wel even rustig achter de laptop zitten. Voor een bijbaantje blijven we lekker op de bank met ons mobieltje. Wees je bewust van het gedrag en de voorkeuren van je doelgroep. Al geldt natuurlijk, anno 2020, dat je op elk device moet kunnen solliciteren. Het is daarbij ook mogelijk om de uit te vragen gegevens per device te differentiëren. Denk bijvoorbeeld aan het verplichte CV dat veel gebruikers op hun mobiel niet direct kunnen koppelen. Natuurlijk is het technisch allemaal wel mogelijk, maar niet iedereen heeft dezelfde digitale vaardigheden. Hou daar dus rekening mee.

Sta ook stil bij de lengte en duur van het sollicitatieproces. Verwacht je veel invoer van tekst door de sollicitant? Neem dan ook weer het beperkte gemak van typen op mobiel mee in de overweging. Denk bij het inrichten van het digitale sollicitatieproces aan de veelheid van toestellen (PC, Mac, smartphone, tablet), maar ook browsers. En test het ook zelf. Je zult je verbazen waar je nog tegenaanloopt.

Aan de slag met jouw sollicitatieproces

Eens van gedachten wisselen over het sollicitatieproces voor de vacatures van jouw organisatie? Maak een afspraak met een van de experts van Talmark.

Bel Ricardo of Robbert via 030 677 3201.